Dorpsraad

Uitvoering dorpsplan

Hoe worden de projecten uitgevoerd?

·       Projectgroepen  krijgen een na te streven eindresultaat en budget, maar zijn vrij in de uitvoering van de opdracht en besteding van het budget.

·       Als eindresultaat of benodigd budget wijzigt moet hiervoor goedkeuring worden gegeven door de dorpsraad.

·       Een project kent een voorzitter/trekker die ervoor zorgt dat er voortgang is in het project en informatie wordt verstrekt aan de dorpsraad.

·       Elk project wordt vertegenwoordigd door iemand uit de dorpsraad. Deze hoeft niet per definitie de trekker/voorzitter te zijn.

·       De dorpsraad kijkt mee en stuurt alleen als het eindresultaat niet gehaald wordt  (of dreigt te worden).

·       De dorpsraad staat ten dienste van de projecten.

·       De dorpsraad kan ondersteuning bieden bij dorpsbrede info-avonden en/of financieringsmogelijkheden.

·       Bij start en oplevering wordt de dorpsraad geïnformeerd, als ook op 3 momenten in het jaar over de voortgang van het project.

·       Het Oversticht is betrokken bij de projecten voor algemeen advies, maar in het bijzonder voor financieringsmogelijkheden voor de projecten. Vanuit de dorpsraad is de penningmeester en de bemiddelaar voor financiering altijd betrokken bij het aangaan van een subsidieafspraak.

·       Alle informatie wordt gedeeld via info@dorpsraadbeuningen.nl . Dit geldt voor alle formulieren, maar ook voor info die op de website gewenst is.

 

Hoe wordt een project gestart?

·       In het dorpsplan zijn, obv inbreng van de dorpsgemeensschap, de momenten waarop projecten gestart worden vastgelegd, als ook het budget dat toegekend is voor een project.

·       Allereerst moet een groep worden geformeerd. In veel gevallen kan dit op basis van de mensen die zich al hebben opgegeven.

·       Met de vertegenwoordiger(s) van de dorpsraad wordt afgestemd wie de meest aangewezen persoon is als voorzitter/trekker.

·       Mocht de beoogde voorzitter de taak op zich willen nemen, dan zal hij/zij het eerste overleg organiseren. Mocht er geen voorzitter aan te wijzen zijn, dan organiseert de dorpsraad de eerste vergadering.

·       Resultaten van de eerste vergadering (Zie 'Wat wordt er verwacht van de voorzitter/trekker')

Ø  Samenstelling van de projectgroep is definitief.

Ø  De voorzittersrol is toebedeeld.

Ø  Het einddoel is voor iedereen duidelijk en goed geformuleerd.

Ø  Een globaal plan voor toepassen van het budget is gemaakt.

Ø  De tussentijdse resultaten zijn vastgesteld en voorzien van een eerste idee over de datum dat dit gerealiseerd wordt.

·       Welke ondersteuning wordt gewenst van de dorpsraad (en/of Het Oversticht) op welke momenten in het project?

 

Wat wordt verwacht van de voorzitter/trekker?

·       Graag willen we vanuit de dorpsraad goed op de hoogte blijven van de grote lijn van het project.

·       Hiervoor is een start formulier opgesteld, waarin aangegeven kan worden wie in het project deelneemt, hoe het plan er uitziet en welke ondersteuning verwacht wordt van de dorpsraad (zie files/documentatie/Start dorpsplanproject v2.doc ).

·       Tevens is een formulier opgesteld om de voortgang aan te geven, waarin gemeld kan worden wat afgelopen periode gedaan is, wat de komende periode gepland is, welke ondersteuning gewenst is van de dorpsraad, en hoe de financiële plaatje er uitziet (zie files/documentatie/Voortgang dorpsplanproject v2.doc ).

·       Tussentijdse voortgang moet worden ingeleverd per eind januari, mei en  september.

·       Bij de oplevering van het project moet het afrondingsformulier worden opgemaakt (zie files/documentatie/Afsluiten dorpsplanproject v2(1).doc ).

 

Hoe wordt een project afgesloten?

·       De voorzitter van het project geeft aan dat het project is afgerond middels het afrondingsformulier (zie 'Wat wordt er verwacht van de voorzitter/trekker'):

Ø  Beschrijf het eindresultaat wat bereikt is

Ø  Geef aan welke zaken nog opgepakt moet worden.

Ø  Geef aan welke verbeterpunten te noemen zijn voor andere projecten.

Ø  Geef aan welke positieve zaken te noemen zijn uit het project.

·       De voorzitter en bij voorkeur de overige leden van de projectgroep worden bij een volgende dorpsraadvergadering uitgenodigd.

 

Hoe om te gaan met onkosten en/of subsidies?

·       Alle betalingen worden verricht door de penningmeester,  via de bankrekening van de dorpsraad.

·       Hiervoor moet een declaratie worden ingediend via het declaratie formulier (zie files/documentatie/Declaratie dorpsplanproject v2.doc)

·       Subsidies worden alleen aangegaan via de penningmeester van de dorpsraad. Bij subsidies horen vaak voorwaarden waaraan voldaan moet zijn/worden. Deze worden bewaakt door de penningmeester.

 

Wat wordt verwacht van de dorpsraad?

·       Tussentijdse voorgangrapportages worden in februari, juni en oktober behandeld in de dorpsraad.

·       De dorpsraad wil geen invloed op de uitvoering van het project. Wel over de vraag of het eindresultaat bereikt KAN worden binnen tijdsbestek en budget. Tevens zal de dorpsraad de vragen uit de projecten behandelen en waar mogelijk de gevraagde ondersteuning bieden.

·       De dorpsraad moet goedkeuring geven als eindresultaat of budget wijzigt.

·       Tijdens deze dorpsraad vergaderingen wordt telkens een voorzitter (en degene die hij/zij wil meenemen) van een project uitgenodigd om te vertellen over het project en de voortgang.

·       Na oplevering van een project wordt de voorzitter (en degene die hij/zij wil meenemen) uitgenodigd om te bedanken en eventuele lering te trekken.

·       De dorpsraad heeft een vaste aanspreekpunt voor financieringsmogelijkheden (lees subsidies)  aangewezen (dhr. G. Brouwer). Hij zal de communicatie tussen het Oversticht en de projecten, samen met de penningmeester, direct betrokken zijn bij het indienen van de subsidieaanvragen.

·       Penningmeester zorgt voor een budgetoverzicht voor alle projecten.

·       Jaarlijks wordt verantwoording afgedragen aan de gemeente over de besteding van het budget.

 

Wat wordt verwacht van de stichting Oversticht?

·       Alle plannen en tussentijdse resultaten worden door de dorpsraad gedeeld met het  Oversticht.

·       Het Oversticht mag gevraagd en ongevraagd opmerkingen ventileren naar de dorpsraad.

·       Van het Oversticht wordt verwacht dat ze gevraagd en ongevraagd adviezen geven voor mogelijke financieringsmogelijkheden

·       Het Oversticht helpt daadkrachtig mee de financieringsmogelijkheden te realiseren.

·       Het Oversticht wordt uitgenodigd voor de Dorpsraad vergaderingen in februari, juni en oktober.